Với phần lớn người làm việc bàn giấy, một nhịp dễ theo là cứ khoảng 25 đến 60 phút thì rời mắt khỏi việc vài phút, cứ khoảng 90 phút đến hai giờ thì đứng dậy nghỉ 10 đến 15 phút, cộng thêm một bữa trưa thật sự rời bàn. Không có con số chuẩn cho tất cả mọi người, vì người viết báo cáo, người trực tổng đài và người vẽ kỹ thuật mệt theo những cách rất khác nhau.
Điều quan trọng hơn con số là ba nguyên tắc: nghỉ trước khi kiệt chứ không đợi kiệt mới nghỉ, nghỉ bằng một việc khác hẳn việc đang làm, và giữ nhịp đều trong ngày. Bài dưới đây giải thích ba loại nghỉ, cách chọn nhịp theo kiểu việc, và cách nhờ AI lập một lịch nghỉ vừa với ngày làm việc của bạn.
Câu trả lời ngắn: không có con số vàng, chỉ có nhịp hợp với việc
Người ta hay hỏi "nghỉ bao lâu là đủ" như thể có một đáp án đúng cho mọi văn phòng. Thực tế, độ dài và tần suất nghỉ phụ thuộc vào ba thứ: việc bạn làm đòi hỏi tập trung đến đâu, cơ thể bạn bị giữ ở một tư thế lâu đến đâu, và bạn có quyền tự chủ giờ giấc đến đâu. Một nhân viên kế toán đang khớp số liệu cuối tháng cần những quãng nghỉ khác với một nhân viên bán hàng qua điện thoại hay một lập trình viên đang gỡ lỗi.
Dù vậy, các tổng hợp nghiên cứu về nghỉ ngắn trong giờ làm có chung một hướng: những quãng nghỉ rất ngắn, chỉ vài phút, giúp người ta thấy đỡ uể oải và tỉnh táo hơn; còn để hiệu suất ở những việc nặng đầu óc hồi lại thì thường cần quãng nghỉ dài hơn một chút. Nói cách khác, nghỉ vài phút giúp bạn dễ chịu, còn nghỉ mười lăm phút đúng lúc mới giúp đầu óc hồi lại sau một khối việc khó.
Vì thế, thay vì tìm một con số, bạn nên tìm một nhịp. Nhịp tốt là nhịp mà bạn giữ được trong cả tuần, không phải nhịp lý tưởng mà chỉ theo được hôm thứ Hai. Nếu sếp hay khách gọi bất chợt, nếu bạn làm ca có giờ nghỉ cố định, nhịp của bạn sẽ khác người được tự sắp lịch, và điều đó không sao cả.
Ba loại nghỉ trong ngày và việc của từng loại
Phân ra ba loại giúp bạn khỏi rơi vào hai thái cực: hoặc ngồi lì cả buổi, hoặc nghỉ lan man đến mức mất mạch. Mỗi loại có việc riêng, không loại nào thay được loại nào.
| Loại nghỉ | Độ dài gợi ý | Cách nhau | Làm gì |
|---|---|---|---|
| Nghỉ vi mô | 20 giây đến 2 phút | Mỗi 20–30 phút | Rời mắt khỏi màn hình, nhìn xa, xoay vai, hít một hơi chậm, đổi tư thế ngồi |
| Nghỉ ngắn | 5 đến 15 phút | Mỗi 60–120 phút | Đứng dậy, đi rót nước, ra hành lang, giãn cổ vai, nói vài câu với đồng nghiệp không về việc |
| Nghỉ dài | 30 đến 60 phút | Giữa ngày | Ăn trưa rời bàn, đi bộ một đoạn, chợp mắt ngắn nếu được, không đọc email |
| Nghỉ chuyển việc | 3 đến 5 phút | Giữa hai việc khác loại | Ghi lại việc vừa làm dở tới đâu, dọn bàn, rồi mới mở việc mới |
Loại thứ tư hay bị bỏ quên. Khi bạn chuyển từ một cuộc họp căng sang viết báo cáo, đầu óc vẫn còn vướng chuyện cũ. Ba phút ghi lại "đã chốt gì, còn treo gì" giúp bạn khép việc cũ lại, đỡ phải nghĩ lan man trong lúc làm việc mới. Đây cũng là chỗ mà một chiếc khăn giấy, một ngụm nước và một lần nhìn ra cửa sổ phát huy tác dụng nhiều hơn bạn tưởng.
Vì sao cố ngồi thêm không làm bạn xong việc nhanh hơn
Cảm giác "đang vào guồng, nghỉ là mất mạch" là có thật, nhưng nó hay đánh lừa. Khi bạn đã làm liền hai, ba tiếng, mức chú ý thường giảm dần mà bạn không nhận ra: đọc một đoạn ba lần mới hiểu, gõ sai nhiều hơn, mở mạng xã hội "một chút" mà không định thế. Lúc đó bạn vẫn ngồi trước việc, nhưng thời gian thật sự làm được việc ít đi.
Cơ thể cũng có tiếng nói riêng. Ngồi yên một tư thế lâu làm cổ, vai, lưng dưới căng dần; mắt nhìn gần liên tục làm mắt khô, mỏi. Những khó chịu nhỏ đó kéo sự chú ý của bạn đi chỗ khác từng chút một. Một quãng nghỉ ngắn đúng lúc giải quyết cả hai: cơ được đổi tư thế, mắt được nhìn xa, đầu óc được thả ra khỏi vấn đề một lúc.
Có một lợi ích ít người để ý: nhiều khi lời giải đến ngay trong lúc bạn đi rót nước. Khi thôi chăm chăm vào một vấn đề, đầu óc vẫn tiếp tục xử lý ở phía sau, và bạn quay lại với góc nhìn mới. Vì vậy, nghỉ không phải là thời gian bị mất đi, mà là một phần của cách làm việc. Người quản lý hiểu điều này sẽ không coi nhân viên đứng dậy đi lại là lười.
Nghỉ thế nào mới thật sự là nghỉ
Đổi kênh, không chỉ đổi cửa sổ. Nếu bạn làm việc bằng mắt và màn hình, quãng nghỉ nên dùng thân thể và nhìn xa. Chuyển từ bảng tính sang lướt mạng xã hội vẫn là mắt nhìn gần, ngón tay vuốt, đầu óc tiếp nhận thông tin, nên rất khó gọi là nghỉ.
Rời khỏi chỗ ngồi khi có thể. Chỉ cần đứng dậy đi mười bước ra chỗ lấy nước đã khác ngồi tại chỗ. Ghế trống phía sau là tín hiệu cho chính bạn rằng mình đang nghỉ, không phải đang chờ email đến.
Không mang việc theo. Đọc tin nhắn công việc trong lúc nghỉ biến quãng nghỉ thành một ca làm việc nhỏ. Nếu sợ bỏ lỡ việc gấp, bạn có thể thoả thuận với nhóm một cách liên lạc riêng cho việc thật sự gấp, còn lại chờ được mười lăm phút.
Ưu tiên ánh sáng tự nhiên và không khí. Một vài phút đứng ở cửa sổ, ban công hay sân cơ quan thường làm người tỉnh lại rõ hơn so với ngồi trong phòng máy lạnh kín.
Thêm một chút xã hội nếu bạn thích. Vài câu chuyện phiếm với đồng nghiệp là quãng nghỉ tốt cho nhiều người. Nhưng nếu bạn là người cần yên tĩnh để hồi sức, đừng ép mình phải tán gẫu; ngồi một mình uống nước cũng được.
Chọn nhịp nghỉ theo kiểu việc của bạn trong một tuần
Thay vì đọc một lời khuyên chung rồi bỏ cuộc sau hai ngày, bạn có thể thử nghiệm nhỏ trong một tuần để tìm nhịp hợp mình.
- Ngày đầu, chỉ quan sát: mỗi lần thấy mỏi mắt, mỏi vai hoặc đọc không vào, ghi giờ ra một tờ giấy. Không cần sửa gì.
- Cuối ngày, nhìn lại các mốc giờ. Phần lớn người sẽ thấy cơn mỏi đến theo một chu kỳ khá đều, ví dụ cứ khoảng 50 đến 70 phút một lần.
- Từ ngày thứ hai, đặt quãng nghỉ ngắn sớm hơn cơn mỏi khoảng mười phút. Nếu thường mỏi sau 60 phút, nghỉ ở phút thứ 50.
- Thêm nghỉ vi mô giữa hai quãng nghỉ ngắn: nhìn xa và xoay vai chừng nửa phút.
- Giữ nguyên bữa trưa rời bàn, kể cả ngày bận. Ngày bận là ngày bạn cần nó nhất.
- Cuối tuần, tự hỏi: buổi chiều mình có đỡ uể oải hơn không, mình bỏ quãng nghỉ nào nhiều nhất và vì sao. Sửa nhịp theo câu trả lời.
Nếu bạn làm ca có giờ nghỉ cố định, phần việc bạn tự quyết được chỉ là nghỉ vi mô và cách dùng giờ nghỉ chính thức. Hãy tận dụng hai thứ đó thay vì tiếc những gì không đổi được.
Nhờ AI lập lịch nghỉ cho ngày làm việc của bạn
Một chatbot thông dụng có thể giúp bạn biến nhịp vừa tìm được thành lịch cụ thể, khớp với họp hành và giờ ăn. Khi mô tả ngày làm việc, chỉ ghi loại việc và giờ giấc, bỏ tên công ty, tên khách, tên đồng nghiệp và nội dung công việc bí mật. Vài câu lệnh mẫu bạn có thể chép và sửa:
- "Ngày làm việc của mình từ 8 giờ đến 17 giờ, có họp lúc 9 giờ và 14 giờ, mỗi cuộc khoảng một tiếng. Mình thường mỏi mắt sau khoảng 50 phút nhìn màn hình. Hãy xếp giúp các quãng nghỉ vi mô, nghỉ ngắn và nghỉ trưa thành một lịch cụ thể theo giờ."
- "Lịch nghỉ này có quá dày không? Hãy chỉ ra chỗ nào khó giữ nếu buổi chiều mình có việc gấp, và đề xuất bản rút gọn chỉ giữ ba quãng nghỉ quan trọng nhất."
- "Gợi ý năm việc làm được trong năm phút nghỉ khi mình ngồi văn phòng mở, không có ban công, không muốn đi ra ngoài."
- "Viết giúp một câu ngắn, lịch sự để mình báo với nhóm rằng mỗi buổi chiều mình nghỉ mười lăm phút lúc 15 giờ, có việc gấp thì gọi trực tiếp."
AI chỉ sắp xếp lại những gì bạn kể, nên lịch nó đưa ra đúng đến đâu tuỳ vào việc bạn mô tả kỹ đến đâu. Đọc lại và bỏ những gợi ý không hợp với nơi làm của bạn. Nếu chatbot đưa lời khuyên về sức khoẻ, như đau cổ hay mỏi mắt kéo dài, coi đó là thông tin tham khảo, không phải lời của bác sĩ.
Khi nào mệt mỏi không còn là chuyện nghỉ giải lao
Nghỉ đúng nhịp giúp phần lớn người đi làm đỡ mệt, nhưng có những dấu hiệu cho thấy vấn đề nằm ở chỗ khác. Nếu bạn đã nghỉ đều, ngủ đủ mà vẫn mệt rã rời gần như mỗi ngày trong nhiều tuần, nếu bạn hay chóng mặt, hồi hộp, khó thở khi làm việc, hoặc đau cổ, vai, lưng lan xuống tay chân kèm tê bì, bạn nên đi khám bác sĩ để được kiểm tra, thay vì tiếp tục tự xoay xở.
Về tinh thần, nếu bạn thấy buồn bã, mất hứng thú với cả những việc trước đây thích, khó ngủ hoặc ngủ quá nhiều, cảm giác vô dụng kéo dài, hãy tìm đến bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý. Những dấu hiệu đó cần người có chuyên môn đánh giá, một lịch nghỉ đẹp không giải quyết được. Nếu có lúc bạn nghĩ đến việc làm hại bản thân, hãy liên hệ ngay người thân tin cậy và cơ sở y tế gần nhất hoặc đường dây hỗ trợ chính thức ở nơi bạn sống.
Cuối cùng, nếu bạn mệt vì khối lượng việc quá tải triền miên chứ không phải vì thiếu nghỉ, chuyện đó nên được nói với quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Danh mục về căng thẳng vì công việc của trang có bài riêng về cách mở lời. Nghỉ giải lao là cách chăm sóc mình trong một ngày làm việc bình thường, không phải để chịu đựng một ngày làm việc bất thường.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ nhiều lần trong ngày có làm sếp nghĩ mình lười không?
Điều đó tuỳ văn hoá nơi làm việc. Cách đỡ ngại là nghỉ đều và ngắn thay vì biến mất lâu, giữ tiến độ việc rõ ràng, và nếu cần thì nói trước với quản lý về nhịp làm việc của mình. Phần lớn quản lý quan tâm việc xong đúng hạn hơn là bạn ngồi bao nhiêu phút liền.
Hút một điếu thuốc có tính là nghỉ giải lao không?
Bạn có rời bàn và đổi không khí, nhưng thuốc lá gây hại cho sức khoẻ của bạn và người xung quanh. Nếu bạn đang muốn bỏ, có thể giữ thói quen ra ngoài vài phút mà thay điếu thuốc bằng ly nước, vài nhịp thở chậm hoặc một vòng đi bộ, và hỏi bác sĩ về hỗ trợ cai thuốc.
Đang làm rất trôi thì có nên dừng lại để nghỉ đúng giờ không?
Không cần cứng nhắc. Nếu đang trôi, bạn có thể làm thêm mười, hai mươi phút cho trọn ý rồi nghỉ, miễn là không kéo thành ba tiếng liền. Một mẹo hay là ghi nhanh ý tiếp theo ra giấy trước khi nghỉ, khi quay lại sẽ vào việc nhanh hơn.
Nghỉ giải lao bằng cách lướt điện thoại có được không?
Thỉnh thoảng thì không sao, nhưng mắt vẫn nhìn gần và đầu óc vẫn nhận thêm thông tin, nên phần lớn người thấy hồi sức kém hơn so với đứng dậy, đi lại hay nhìn ra xa. Bạn có thể thử so sánh hai kiểu nghỉ trong vài ngày để tự cảm nhận.
Làm việc tại nhà có cần lịch nghỉ khác văn phòng không?
Nguyên tắc giống nhau, nhưng ở nhà dễ ngồi lì hơn vì không có ai rủ đi uống nước và không phải đi lại giữa các phòng họp. Người làm tại nhà thường cần đặt lời nhắc rõ hơn và có ranh giới giờ nghỉ rõ hơn. Trang có bài riêng về chuyện này trong cùng danh mục.
Có nên dùng đồng hồ đeo tay để nhắc đứng dậy không?
Nhiều đồng hồ và điện thoại có tính năng nhắc vận động, khá hữu ích với người hay quên. Chỉ cần chỉnh để lời nhắc không quá dày, không rung trong lúc họp, và coi nó là gợi ý chứ không phải mệnh lệnh. Tính năng cụ thể thay đổi theo thiết bị, bạn nên xem phần cài đặt hiện hành.