Cách đơn giản nhất để có khoảng nghỉ giữa các cuộc họp là cho mỗi cuộc họp kết thúc sớm năm đến mười phút: họp 25 phút thay vì 30, 50 phút thay vì một tiếng, rồi dùng khoảng đệm đó để đứng dậy, rời màn hình, uống nước và ghi lại việc vừa chốt. Khi lịch đã kín họp nối họp, khoảng đệm này quyết định bạn còn tỉnh táo đến cuối ngày hay không.
Bài này dành cho người có lịch họp dày: trưởng nhóm, quản lý dự án, nhân viên kinh doanh, người làm việc từ xa với nhiều đầu mối. Bạn sẽ có cách sắp lịch họp, những việc nên làm trong năm phút đệm, cách bảo vệ những khối giờ không họp, và cách dùng AI ghi biên bản mà vẫn giữ an toàn thông tin.
Vì sao họp nối họp mệt hơn tổng các cuộc họp cộng lại
Một cuộc họp một tiếng không quá mệt. Nhưng năm cuộc họp liền nhau từ 9 giờ đến 14 giờ, không có phút nào chen giữa, thường làm người ta kiệt sức hơn nhiều so với năm cuộc họp rải trong ngày. Lý do nằm ở chỗ bạn không có thời gian khép cuộc họp trước: kết luận chưa kịp ghi, việc được giao chưa kịp nhập vào danh sách, cảm xúc từ một cuộc trao đổi căng chưa kịp lắng, thì đã phải bước vào cuộc tiếp theo với một nhóm khác, một chủ đề khác.
Họp trực tuyến thêm vài gánh nặng riêng. Bạn nhìn chằm chằm vào màn hình đầy khuôn mặt, nhìn cả hình của chính mình, phải chú ý hơn để đọc biểu cảm qua hình ảnh nhỏ, và gần như không cử động. Trong phòng họp thật, ít ra bạn còn đi từ phòng này sang phòng kia; còn trực tuyến, cuộc họp sau chỉ cách cuộc họp trước một cú bấm.
Hệ quả là đến buổi chiều, nhiều người ngồi họp mà đầu óc trống rỗng, quên mất mình đã hứa gì ở cuộc họp buổi sáng, và tối về vẫn thấy căng. Khoảng nghỉ giữa các cuộc họp không phải chuyện xa xỉ; nó là thứ giúp mỗi cuộc họp sau vẫn có giá trị như cuộc họp đầu tiên.
Sắp lịch họp có sẵn khoảng đệm
Phần lớn ứng dụng lịch mặc định cuộc họp dài 30 hoặc 60 phút, bắt đầu và kết thúc ở giờ tròn. Chỉnh lại thói quen đặt lịch là cách tạo khoảng nghỉ mà không phải xin phép ai.
| Thói quen cũ | Thói quen mới | Khoảng đệm có được |
|---|---|---|
| Họp 30 phút, 9:00–9:30 | Họp 25 phút, 9:00–9:25 | 5 phút trước cuộc họp tiếp theo |
| Họp 60 phút, 10:00–11:00 | Họp 50 phút, 10:00–10:50 | 10 phút để đứng dậy, ghi việc |
| Họp bắt đầu đúng giờ tròn nối nhau | Bắt đầu lệch năm phút, ví dụ 14:05 | Người đến từ cuộc họp khác có thời gian thở |
| Cuộc họp nào cũng một tiếng "cho chắc" | Ước lượng theo nội dung, họp 15 phút nếu chỉ cập nhật | Nhiều khoảng trống hơn trong ngày |
| Nhận mọi lời mời họp | Hỏi lại mục đích, gửi ý kiến bằng văn bản khi không cần có mặt | Bớt hẳn một số cuộc họp |
Một số ứng dụng lịch có tuỳ chọn tự rút ngắn cuộc họp mặc định; kiểm phần cài đặt của công cụ bạn đang dùng. Nếu bạn là người chủ trì, giữ đúng giờ kết thúc mới là phần khó; kết thúc sớm năm phút mà luôn kéo dài thêm năm phút thì khoảng đệm cũng mất.
Năm phút đệm nên làm gì
Ghi lại ngay ba dòng. Đã chốt gì, mình phải làm gì, hạn khi nào. Ghi trong một phút khi còn nhớ rõ đỡ hơn nhiều so với cố nhớ lại cuối ngày.
Đứng dậy rời màn hình. Đi rót nước, đi vệ sinh, ra cửa sổ. Đây là việc cơ thể bạn cần nhất sau một khối ngồi yên.
Nhìn xa và chớp mắt. Sau một tiếng nhìn lưới khuôn mặt trên màn hình, hai mươi giây nhìn ra xa giúp mắt được thả lỏng.
Vài nhịp thở chậm. Nếu cuộc họp vừa rồi căng thẳng, thở ra dài vài lần trước khi bước vào cuộc họp tiếp theo giúp bạn không mang cảm xúc cũ sang nhóm mới.
Đọc lướt mục đích cuộc họp sau. Một phút cuối của khoảng đệm, xem cuộc họp tiếp theo để làm gì, mình cần đóng góp gì. Vào họp có chuẩn bị đỡ căng hơn vào họp trong trạng thái ngơ ngác.
Không mở hộp thư. Năm phút đệm mà dùng để trả lời email thì bạn vừa họp xong lại làm việc tiếp. Email để dành cho một khối giờ riêng.
Họp trực tuyến đỡ mệt hơn bằng vài thay đổi nhỏ
Không phải cuộc họp nào cũng cần bật camera suốt. Với những cuộc họp cập nhật đông người, nhiều nhóm thống nhất chỉ bật camera khi phát biểu, hoặc bật ở đầu và cuối để chào nhau. Bớt nhìn hình của chính mình cũng đỡ mệt; nhiều ứng dụng cho phép ẩn khung hình của bản thân, bạn có thể tìm tuỳ chọn này trong phần cài đặt hiện hành.
Những cuộc gọi chỉ cần nghe và nói, không cần nhìn tài liệu, có thể nghe bằng tai nghe và đứng dậy đi lại trong phòng, ra ban công, hay đi dọc hành lang. Đây là cách biến một cuộc họp thành một quãng vận động nhẹ. Chỉ cần chú ý tiếng ồn xung quanh và tắt micro khi không nói.
Với người chủ trì, một chương trình họp gửi trước, đúng giờ bắt đầu và kết thúc, kết luận rõ ràng ở cuối, là món quà lớn cho người tham dự. Cuộc họp gọn gàng là cuộc họp ít mệt. Thêm một mẹo nhỏ: với cuộc họp dài hơn một tiếng, chủ động mời mọi người nghỉ năm phút ở giữa, tắt camera, đứng dậy. Hiếm ai phản đối.
Người tham dự cũng có phần việc của mình. Nếu cuộc họp chỉ cần bạn nghe phần đầu, xin phép rời sau phần đó. Nếu bạn chỉ cần đóng góp một ý, gửi trước bằng văn bản và hỏi xem có cần dự không. Mỗi cuộc họp bạn không phải ngồi hết là một khoảng nghỉ bạn lấy lại được cho mình.
Bảo vệ những khối giờ không họp
Khoảng đệm giữa các cuộc họp giúp bạn sống sót qua ngày họp dày, nhưng bạn vẫn cần những khối giờ dài không họp để làm việc cần tập trung và để nghỉ. Các bước gợi ý:
- Nhìn lại lịch hai tuần qua, xem buổi nào trong tuần thường ít họp nhất.
- Chặn một hai khối hai giờ mỗi tuần trong lịch với tên rõ ràng, ví dụ "giờ làm việc tập trung", để người khác thấy bạn bận.
- Thoả thuận với nhóm một khung giờ chung không đặt họp, ví dụ sáng thứ Tư, nếu tính chất công việc cho phép.
- Khi nhận lời mời họp rơi vào khối đã chặn, đề xuất giờ khác hoặc hỏi có thể gửi ý kiến bằng văn bản không.
- Giữ ít nhất một khoảng nghỉ trưa không họp; họp trong giờ ăn trưa chỉ nên là ngoại lệ hiếm hoi.
- Cuối mỗi tuần, xem khối giờ nào bị lấn, vì sao, và điều chỉnh tuần sau.
Không phải ai cũng có quyền chặn lịch như nhau; nhân viên mới hay người làm việc với khách hàng có ít lựa chọn hơn. Khi đó, khoảng đệm năm phút và việc từ chối những cuộc họp không cần có mặt là những gì bạn kiểm soát được.
Dùng AI ghi biên bản họp mà vẫn an toàn
Một phần mệt mỏi khi họp đến từ việc vừa nghe vừa ghi chép. Một số công cụ họp trực tuyến có tính năng AI ghi lại và tóm tắt, giúp bạn tập trung nghe hơn và có khoảng đệm nhẹ hơn. Trước khi dùng, cần nhớ vài điều:
- Chỉ dùng công cụ được công ty cho phép, và hỏi ý mọi người trong cuộc họp trước khi ghi âm, ghi hình hay bật tính năng ghi tự động.
- Không bật ghi tự động cho cuộc họp có nội dung nhạy cảm như nhân sự, lương thưởng, đàm phán, thông tin khách hàng, trừ khi quy định nội bộ cho phép rõ ràng.
- Đọc lại bản tóm tắt AI tạo ra trước khi gửi; AI có thể nghe nhầm tên, gán nhầm việc cho người khác, hoặc bỏ sót kết luận quan trọng.
- Khi dán ghi chép tay vào một chatbot để nhờ tóm tắt, thay tên người, tên khách, số liệu bí mật bằng ký hiệu trước khi dán.
- Câu lệnh mẫu: "Từ ghi chép dưới đây, tóm tắt thành ba phần: đã quyết định gì, ai làm việc gì, hạn khi nào. Không thêm thông tin không có trong ghi chép."
- Câu lệnh mẫu khác: "Nhìn lịch họp tuần này của mình (đã bỏ tên người và nội dung), gợi ý cuộc họp nào có thể rút ngắn, gộp hoặc thay bằng văn bản."
Tính năng của các công cụ họp và AI thay đổi nhanh; kiểm phiên bản hiện hành và chính sách dữ liệu của công cụ, đọc kỹ dữ liệu được lưu ở đâu, bao lâu. Mục tiêu là bớt việc cho bạn, không phải thêm một mối lo về bảo mật.
Khi mệt mỏi vì họp là dấu hiệu của chuyện khác
Nếu khoảng đệm, lịch gọn và giờ không họp vẫn không giúp bạn đỡ mệt, hãy nhìn rộng hơn: khối lượng việc có quá tải không, vai trò của bạn có rõ ràng không, bạn có đang phải gánh việc của nhiều người không. Những chuyện này nên được trao đổi với quản lý hoặc bộ phận nhân sự; danh mục về căng thẳng vì công việc của trang có bài riêng về cách mở lời.
Về sức khoẻ, nếu bạn thường xuyên đau đầu, mỏi mắt, đau cổ vai sau những ngày họp dài và không đỡ khi nghỉ, nên đi khám. Nếu bạn thấy lo âu, hồi hộp trước mỗi cuộc họp, mất ngủ vì nghĩ về công việc, chán nản và kiệt sức kéo dài nhiều tuần, hãy gặp bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý. Một lịch họp đẹp không thay được sự giúp đỡ của người có chuyên môn. Nếu có lúc bạn có ý nghĩ làm hại bản thân, liên hệ ngay người thân và cơ sở y tế hoặc đường dây hỗ trợ chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Đồng nghiệp hay kéo dài cuộc họp quá giờ thì làm sao?
Ngay từ đầu, bạn báo trước rằng mình có cuộc họp khác lúc mấy giờ, và khi gần đến giờ thì nhẹ nhàng xin phép rời đi, đề nghị gửi phần còn lại qua văn bản. Nếu bạn là người chủ trì, đặt người nhắc giờ hoặc đồng hồ đếm ngược giúp cuộc họp kết thúc đúng hạn.
Có nên tắt camera khi họp trực tuyến không?
Tuỳ văn hoá nhóm và loại cuộc họp. Với cuộc họp nhỏ cần trao đổi sâu, bật camera giúp hiểu nhau hơn. Với cuộc họp đông chủ yếu nghe cập nhật, tắt camera khi không phát biểu giúp nhiều người đỡ mệt. Nên thống nhất chung trong nhóm thay vì mỗi người một kiểu.
Họp 25 phút có đủ thời gian không?
Với cuộc họp có chương trình rõ ràng và người tham dự chuẩn bị trước, 25 phút thường đủ cho nhiều việc. Nếu thường xuyên không đủ, có thể nội dung quá nhiều cho một cuộc họp, nên tách ra hoặc gửi tài liệu đọc trước.
Một ngày bao nhiêu giờ họp là quá nhiều?
Không có con số chung, vì vai trò mỗi người khác nhau. Dấu hiệu đáng chú ý là khi bạn không còn thời gian làm những việc đã nhận trong các cuộc họp, phải làm bù buổi tối, hoặc cuối ngày không nhớ nổi đã chốt gì. Lúc đó nên rà lại lịch họp với quản lý.
Có nên để AI dự họp thay mình rồi đọc tóm tắt không?
Với cuộc họp chỉ cần nắm thông tin, đọc tóm tắt có thể tiết kiệm thời gian nếu công ty cho phép và mọi người đồng ý ghi lại. Nhưng tóm tắt có thể sót hoặc sai, và bạn mất cơ hội đặt câu hỏi. Với cuộc họp cần quyết định hay cần ý kiến của bạn, nên dự trực tiếp.